Секретарь руководителя

Организует работу приемной начальника управления;

Организует проведение телефонных переговоров начальника управления, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи; Выполняет работу по оповещению участников о времени и месте проведения совещания; Обеспечивает рабочее место начальника управления необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя; Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; Выполняет отдельные служебные поручения начальника отдела делопроизводства управления; Конвертирует заказные, простые письма, подготовленные по результатам рассмотрения обращений юридических и физических лиц, предназначенные для отправки по почте; Принимает и передает руководителю поступающие документы, корреспонденцию и информацию; Осуществляет подготовку, учет, хранение и передачу документов в архив в соответствии с номенклатурой дел; Обеспечивает сохранность служебной документации, находящейся в работе и на хранении; Осуществляет работу по ведению архивного дела, формированию дел постоянного и временного сроков хранения; Подготавливает документы и материалы для передачи в архив, а также акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения; Осуществляет размещение информации о поступивших обращениях и результатах их рассмотрения в информационных системах в пределах компетенции; Осуществляет копирование, сканирование, систематизацию и учет документов;